OGŁOSZENIE KONKURSU OFERT NA ORGANIZACJĘ IMPREZ W ZAPASACH W 2024 ROKU

Termin ogłoszenia konkursu:                       18 października 2023 roku.

Termin składania ofert:                                  28 października 2023 godz. 00:00

Sposób składania oferty:                              elektronicznie na adres pzz@pzz.org.pl
z tytułem „Oferta 2024”

Cel konkursu

1. Celem przeprowadzenia konkursu ofert jest zlecenie organizacji zadań klubom zapaśniczym oraz WOZZ, określonych w Kalendarzu Imprez PZZ na 2024 rok, w ramach realizacji zadań Polskiego Związku Zapaśniczego.
2. Konkursem objęte są zadania ujęte w projekcie Kalendarza Imprez PZZ na 2024 rok, stanowiącym załącznik nr 1 do ogłoszenia.
3. Polski Związek Zapaśniczy zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian do Kalendarza Imprez PZZ na 2024 rok w przypadkach uzasadnionych decyzjami Ministra właściwego ds. sportu oraz zmianami wynikającymi z wewnętrznych decyzji Związku bądź innymi sytuacjami losowymi
4. W konkursie mogą wziąć udział tylko członkowie PZZ, którzy mają uregulowane płatności w stosunku do Związku.

Zasady realizacji zadań

Organizator zobowiązuje się do zorganizowania i przeprowadzenia imprezy zgodnie
z obowiązującymi dokumentami:

1. Regulaminem organizacji imprez UWW,
   (konsekwencje w przypadku stwierdzenia przez UWW nieprzestrzegania niniejszego regulaminu ponosi organizator, któremu PZZ powierzył organizację imprezy, dotyczy także Kalendarza Imprez z wprowadzonymi do kalendarza w terminie późniejszym imprez klubowych).
2. Regulaminem PZZ imprez sportowych na rok 2024,
3. Podręcznikiem stylu PZZ,
4. Umową zawartą przed zawodami pomiędzy PZZ a organizatorem, m.in. w zakresie:
1. zabezpieczenia nagród zgodnie z zapisem „Regulaminu organizacji imprez na rok 2024”
2. opracowania planu promocyjnego imprezy i jego realizacji wraz z informacją 
o programie, w tym: współpraca z mediami, umieszczenie informacji i logotypów wymaganych przez Ministra ds. sportu, zapisów o środkach pochodzących z dotacji w materiałach promocyjnych, w publikacjach drukowanych, na stronach internetowych, w mediach społecznościowych, ogłaszanych przez spikera zawodów,
3. wykonania banerów z nazwą imprezy i logotypami, z uwzględnieniem wymiarów podanych w umowie, oraz ścianki do dekoracji wg. brandów imprez,
4. uzyskania zgody lub poparcia władz samorządowych, wymaganych dla imprez rangi Mistrzostw Polski Seniorów, innych zawodów, Turnieje: Ziółkowski, Pytlasiński i Poland Open,
5. zapewnienia bezpieczeństwa i porządku oraz pomocy medycznej proporcjonalnie do liczby uczestników,
6. zapewnienie wymogów sanitarnych zgodnie z obowiązującymi przepisami w trakcie trwania zawodów – pełną odpowiedzialność finansową, w przypadku nałożenia kar przez uprawione organy za nieprzestrzeganie przepisów, ponosi oferent,
7. przekazania do PZZ na minimum 45 dni przed zawodami komunikatu dotyczącego zadania i preliminarza imprez, na określonych formularzach PZZ,
8. przeprowadzenia ceremonii otwarcia i dekoracji zwycięzców w odpowiedniej oprawie, oraz dekoracji zwycięzców na tle tzw. ściany z logotypami organizatorów i sponsorów,
9. ubezpieczenia organizacji zawodów OC i zawarcia umowy NWW na czas trwania zadania,
10. zapewnienia warunków do badań antydopingowych,
11. zapewnienia transmisji internetowej z przeprowadzonych zawodów w randze Mistrzostw Polski,
12. w przypadku organizacji zawodów w randze Mistrzostw Polski zapewnienia w miejscu przeprowadzania zawodów dostępu do stabilnego łącza internetowego (minimalne parametry download 10Mbps / upload 15Mbps).
13. zapewnienie zespołu organizacyjnego, gwarantującego obsługę zadania na najwyższym poziomie,
14. prawidłowego rozliczenie końcowego zadania, wydania komunikatu, złożenia sprawozdania merytorycznego, uwzględniającego osiągnięty cel zadania,
15. zwrotu kwoty dotacji w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków finansowych pochodzących z dotacji ministerstwa.
5. W zakresie możliwości dofinansowania organizacji imprezy przez PZZ obowiązują zarządzenia i decyzje Ministra właściwego ds. sportu w sprawie organizacji imprez mistrzowskich w zapasach.
6. Niedopuszczalne jest oferowanie wyższych stawek zakwaterowania i wyżywienia dla zawodników od cen indywidualnego zakwaterowania w danym obiekcie i w tym samym terminie. Wskazane jest oferowanie różnych standardów zakwaterowania, 
z zachowaniem pierwszeństwa dla zgłoszeń w terminie i bez prawa roszczeń w tym zakresie dla zgłoszeń po terminie. Ponadto organizator zabezpiecza możliwość pobytu sędziom w ustalonych przez PZZ stawkach.
7. Każda impreza podlega ocenie dokonywanej przez delegata technicznego PZZ, któremu organizator ma obowiązek udzielić informacji w zakresie realizowanego zadania oraz wykonać zalecenia wskazane przez delegata.
8. Organizator po zakończeniu zawodów przekazuje Raport Partnerski, którego wzór otrzyma jako załącznik do umowy, wraz z przekazaniem dokumentacji rozliczeniowej imprezy do PZZ (w tym min. 10 zdjęć wysokiej jakości na płycie lub innym nośniku)
w wymaganym terminie.
9. Organizator jest zobowiązany do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych
10. Organizator jest zobowiązany przestrzegać zapisów prawa autorskiego, w tym zgłaszanie do regionalnych Oddziałów ZAIKS korzystania z utworów podczas organizowanych przez siebie imprez.
11. Dla Międzynarodowych Mistrzostw Polski Kadetów w stylu wolnym i w zapasach kobiet organizator musi zapewnić minimum 4 maty.
12. UWAGA: Organizatora obowiązuje rozmieszczenie reklam sponsorów PZZ zgodnie z projektem (zatwierdzonym w PZZ), uwzględniającym ceremonię otwarcia, walki finałowe, transmisje TV oraz dekoracje zwycięzców.

Tryb rozpatrywania ofert

1. Biuro PZZ rejestruje oferty z datą i godziną wpływu.
2. Oferta wysłana pocztą tradycyjną musi zawierać podpisy osób uprawnionych do reprezentacji oferenta zgodnie z jego statutem.
3. Dopuszcza się składanie ofert przy pomocy maila na adres pzz@pzz.org.pl, jednakże oferta musi zawierać podpisy elektroniczne osób uprawnionych do reprezentacji oferenta zgodnie z jego statutem. W takim przypadku ofertę uznaje się za dostarczoną po otrzymaniu potwierdzenia ze strony biura PZZ.
4. Oceny ofert dokonuje Komisja konkursowa.
5. Rozpatrzeniu podlegają wyłącznie oferty złożone na załączonym do ogłoszenia druku (załącznik nr 2) w wyznaczonym terminie, spełniające wymogi formalne.
6. Komisja nie rozpatruje pism deklarujących chęć organizacji imprezy.
7. W przypadku błędów formalnych i konieczności uzupełnienia informacji, Komisja konkursowa, zwróci się do oferenta celem zwrotnego uzupełnienia informacji. W przypadku jej nieuzyskania oferta zostanie odrzucona.
8. Komisja nie rozpatruje ofert, które wpłyną po terminie, chyba, że będzie to oferta na organizację imprezy, na którą nie zgłoszono żadnej oferty.
9. Wykaz wszystkich złożonych ofert zostanie opublikowany na stronie www.zapasy.org.pl
10. Rozstrzygniecie konkursu nastąpi w drodze uchwały podjętej przez Zarząd PZZ w dniu planowanego posiedzenia Zarządu w 2023 roku.
11. Nie przewiduje się protestów i odwołań dotyczących wyboru oferty.

Komisja Konkursowa

1. W skład Komisji Konkursowej wchodzi prezes PZZ oraz Przewodniczący i członkowie Komisji Organizacji Imprez.
2. W komisji może uczestniczyć w charakterze obserwatora Przewodniczący Komisji Rewizyjnej PZZ lub jego zastępca.
3. Komisja sporządza wykaz ofert oraz protokół z wyborem ofert spełniających kryteria konkursu i przedstawia Zarządowi proponowanych organizatorów imprez do zatwierdzenia.

Kryteria wyboru oferty

1. Komisja konkursowa ustala następujące kryteria wyboru oferty:
1. merytoryczne: miejsce zawodów, warunki pobytowe, plan promocji, deklarację przestrzegania regulaminów, zabezpieczenia i proponowaną wartość nagród, warunki bezpieczeństwa;
2. finansowe: planowany koszt, zabezpieczenie środków własnych, rzetelność i adekwatność przedstawionych kosztów, wkład osobowy np. świadczenia wolontariuszy, praca społeczna członków klubu;
3. organizacyjne: proponowana jakość wykonania zadania, zabezpieczenie kadrowe, wsparcie samorządu, sponsorów, dotychczasowe doświadczenia.
2. Oferenci powinni składać oferty na organizację imprez w tych stylach, w których się specjalizują.
3. Komisja weźmie pod uwagę dotychczasową ocenę realizacji zleconych zadań i współpracę z PZZ oraz zostaną uwzględnione inne informacje dołączone przez oferenta, proponowane działania, mogące mieć wpływ na wybór oferty.
4. Przy rozpatrywaniu ofert zostanie wzięta pod uwagę rzetelność wypełnienia oferty.

Nierozstrzygnięcie konkursu i ogłoszenie konkursu uzupełniającego lub przyznanie organizacji przez Zarząd.

W przypadku nierozstrzygnięcia konkursu lub braku chętnych oferentów na organizację zadań ujętych w projekcie kalendarza, PZZ może opublikować drugi konkurs ofert. Termin składania ofert będzie wynosił 7 dni od daty ogłoszenia, a rozpatrzenie nastąpi w drodze decyzji Zarządu PZZ. W przypadku braku chętnych oferentów, Zarząd Polskiego Związku Zapaśniczego może także przyznać organizację imprezy na wniosek Komisji Organizacji Imprez bezpośrednio w uzgodnieniu z kandydatem na organizatora, przy spełnieniu przez niego określonych warunków organizacyjnych.

Zmiany w ofercie

Po wyborze organizatora spośród oferentów, zmiany warunków złożonych w wybranej ofercie wymagają uzgodnień i zgody Komisji organizacji imprez przed podpisaniem umowy.

Liczba składanych ofert

W związku z publikacją projektu Kalendarza Imprez PZZ na 2024 rok, w celu konsultacji środowiskowych, ogranicza się liczbę składanych ofert przez jednego oferenta do dwóch.

Uwagi

Jeśli w momencie zgłoszenia oferty nie opublikowano jeszcze Regulaminów na rok 2024, oferent przygotowuje ofertę zgodnie z wytycznymi ze stosownych Regulaminów za rok 2023.

Wyniki konkursu

1. Wyniki konkursu zostaną opublikowane na stronie związku: www.zapasy.org.pl
2. Wybrani organizatorzy zostaną powiadomieni pisemnie o przyznaniu imprezy na rok 2024

Załączniki:

Załącznik nr 1 - Kalendarz Imprez PZZ 2024 

Załącznik nr 2 - Druk oferty 2024

Załącznik nr 3 - Treść ogłoszenia w formacie docx